Rundfunk Orchester und Chöre gGmbH Berlin (ROC): MDM hilft mit Digitalisierung im Kulturbetrieb

Umsetzung bei der ROC gGmbH Berlin

Die Umsetzung des Projekts „Digitale Noten“ gliedert sich in fünf aufeinander aufbauende Phasen. In der Testphase wird zunächst der organisatorische und technische Rahmen abgesteckt. Zunächst wurde im März 2022 der Rundfunkchor mit 70 Sänger*innen mit der App „Newszik” für die digitalen Noten und Tablets ausgestattet, bevor im November 2022 auch der RIAS Kammerchor nachzog. Für diese Phase wurden einige wichtige Prinzipien erarbeitet. Zum einen wurde ein limitierter Zeitrahmen festgelegt, zum anderen blieb die Möglichkeit bestehen – für diejenigen, die noch nicht am Projekt teilnehmen wollten – auch Papiernoten zu nutzen. Weiterhin wurde auf langfristige Hard- und Softwareverträge verzichtet. Zudem wurden die Sänger*innen ermuntert, sich gegenseitig zu assistieren – als sogenannte “Tablet-Buddies“.

Im Anschluss an diese Phase konnten die 140 Sänger*innen an einer Umfrage teilnehmen. In dieser Umfragephase wurden die Erfahrungen der Teilnehmenden erfasst und ausgewertet. Unter anderem kam dabei heraus, dass der Großteil der Teilnehmenden den Einsatz der Tablets in der Probenarbeit als grundsätzlich positiv bewerten – auch, wenn das Gewicht der Tablets als eher negativ eingeordnet wird. Vorteile waren hingegen die große Zeitersparnis beim Annotieren der Noten, sowie deren Zentralisierung; der geringere logistische Aufwand beim Transport der Noten und schließlich die Möglichkeit, Anmerkungen auch langfristig zu nutzen. Im Oktober 2023 wurde schließlich beschlossen, dass ab der Saison 24/25 digitale Noten standardmäßig eingesetzt werden sollten.

Dies führte nun zum Übergang in die Implementierungsphase, die aus drei wichtigen Schritten bestand.

1. Die Anschaffung der richtigen Hardware und Software

Dazu gehörte unter anderem der Kauf der Tablet-Computer, sowie deren Einrichtung mithilfe des MDMs von MobiVisor. Auch die App Newzik wurde auf allen Geräten installiert. So wurde sichergestellt, dass jedes Gerät richtig konfiguriert wurde und sofort einsatzbereit ist.

2. Durchführung einer Kooperationsstudie mit der Universität Greifswald und der Deutschen Gesellschaft für Musikphysiologie und Musikermedizin

Diese Studie wird durchgeführt, um die langfristigen Auswirkungen der Nutzung der Tablets auf die Muskeln und das Skelett zu untersuchen.

3. Entwicklung einer Betriebsvereinbarung

Drittens wurde mit dem Betriebsrat eine Vereinbarung entwickelt, die unter anderem die Festlegung von Qualitätsstandards für die digitalen Noten in Anlehnung an die ArbStättV beinhaltet. Mit der Konzertsaison 2024/2025 ging das Projekt schlussendlich live. Doch dies bedeutet nicht, dass bereits alle Stolpersteine aus dem Weg geräumt wurden, denn einige offene Fragen bleiben, z.B. die Qualität der Noten betreffend.

Warum überhaupt Digitale Noten?

Das Hauptziel der meisten Digitalisierungsprozesse ist es oftmals, bereits bestehende Prozesse zu verschlanken. Dies ist auch bei der ROC gGmbH Berlin der Fall. Vor Einsatz der Tablets mussten beispielsweise für die erste Probe 90-120 Minuten eingeplant werden, bei denen die Anmerkungen des Dirigenten händisch eingetragen wurden.

Mit einem Klick können nun Sprungmarken und Lesezeichen erstellt, überflüssige Infos geweißt und Übersetzungen eingetragen werden. Auch das Eintragen nachträglicher Änderungen stellt kein Problem mehr dar, da dies zentralisiert zum Beispiel durch den oder die Dirigent*in vorgenommen werden kann.

Hinzu kommt, dass die Proberäume oft weit entfernt vom Notenarchiv sind, aus dem die Papiernoten bezogen werden. Prinzipiell hat die Umstellung auf digitale Noten also praktische Gründe. Im Laufe des Einsatzes der Tablets für die Noten stellte sich zudem heraus, dass im Proberaum eine viel größere Ruhe herrscht, da das Blättergeraschel durch die Noten entfällt.

“Besonders fiel mir auf, wie gezielt die Tablets auf den konkreten Nutzerbedarf zugeschnitten wurden. Dabei ging es nicht nur um die technische Anforderungen – sondern auch um die Überlegung, wie man auch Anwender*innen aus der Musikbranche den Alltag durch Digitalisierung erleichtern kann.”
– Alina Schwingeler, Mitarbeiterin MDS Team bei der IOTIQ GmbH

Digitale Noten mit Mobile Device Management – sicher und DSGVO-konform

Auch im Kulturbetrieb ist der Datenschutz ein Muss, weswegen der Datenschutzbeauftragte der ROC gGmbH Berlin von Anfang an in das Projekt einbezogen wurde. In gemeinsamen Absprachen mit dem IT-Team der ROC gGmbH Berlin wurde festgelegt, welche Einstellungen und Vorgaben unbedingt umgesetzt werden müssen, um den Datenschutzanforderungen gerecht zu werden.

In MobiVisor MDM werden dafür Richtlinien angelegt, die individualisiert werden können und zum Beispiel bestimmte Apps oder den Zugriff auf fremde WLAN-Netzwerke verbieten. Zusätzlich hilft das MDM auch dabei, Apps zu installieren und zu deinstallieren, was die händische Installation auf einzelnen Geräten ersetzt. Auch App-Updates können so automatisch durchgeführt werden. Besonders praktisch ist auch die Möglichkeit, Benutzer*innen in verschiedene Gruppen einzuteilen – dementsprechend individualisiert können Richtlinien und Apps angewendet werden. Während Sänger*innen beispielsweise nur zwei bestimmte Apps erhalten, benötigen Dirigent*innen noch eine weitere und so weiter.

Die IOTIQ GmbH konnte der ROC gGmbH Berlin auch hier tatkräftig unter die Arme greifen. Zusammen gelang es uns, passende Konfigurationen für die Tablets zu entwickeln, die perfekt zum Einsatz im Konzertsaal passen. Neben der Ausstattung mit der passenden Software unterstützte die IOTIQ GmbH die ROC gGmbH Berlin auch mit Beratung in Bezug auf die passenden Hüllen und Backcover. Letztere waren sehr wichtig, da alle Geräte einheitlich schwarz sein sollten – ohne dass man das Markenlogo auf den ersten Blick sieht. Ein weiteres wichtiges Zubehör sind auch die entspiegelten PaperFeel-Folien von GREENMNKY. Diese verhindern, dass sich das Licht von Kronleuchtern oder Scheinwerfern auf den Bildschirmen der Geräte spiegelt, da dies die Sichtbarkeit der Noten beeinträchtigen kann.

Das Projekt Digitale Noten geht ganz neue Wege, was die Nutzung digitaler Arbeitsmittel im klassischen Musikbereich anbelangt. Angefangen vom innovativen Einsatz der Tablets, die althergebrachte Prozesse verschlanken, bis hin zur Umsetzung datenschutzkonformer Richtlinien für die Nutzung der Geräte, konnten wir die ROC gGmbH Berlin darin unterstützen, einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Produktivität in der Zusammenarbeit zu gehen.